Gérer sa téléphonie professionnelle multisite

Standard téléphonique multisite

Pour une entreprise qui comporte plusieurs sites, le besoin de communication est d’autant plus important entre les différents employés. Ainsi, une bonne gestion de la téléphonie s’impose.

Quelles sont alors les solutions pour faire face aux particularités et aux contraintes posées par la distance géographique ? En guise de réponse, vous trouverez dans cet article les avantages de la téléphonie IP externalisée, également de l’internalisation de cette fonction.

1. Le business d’aujourd’hui est multisite

De nos jours, les entreprises qui travaillent sur plusieurs sites est chose courante.

Pour des raisons de proximité géographique par rapport aux clients, aux fournisseurs ou aux employés, les entreprises sont contraintes de se déployer dans plusieurs villes de France. Certaines se tournent même vers la délocalisation dans d’autres pays.

Désormais, avoir plusieurs lieux de « production » n’est plus seulement l’apanage des grandes entreprises. Tout entreprise, qu’elle que soit sa taille, PME ou TPE, peut adopter cette solution si elle est jugée rentable.

Oui, la vraie raison est la quête de rentabilité. Nous savons tous que le but principal de toute entreprise est de réaliser des profits, autrement dit maximiser son chiffre d’affaires et minimiser ses coûts. Ainsi, toute action menée dans la société doit converger vers cet objectif.

Cependant, l’implantation multisite peut présenter plusieurs contraintes qui peuvent entraver le bon fonctionnement de l’entreprise si elles ne sont pas gérées efficacement.

Le déploiement sur différentes localisations implique plusieurs problématiques comme le changement de l’organigramme, la modification du supply chain, l’adaptation psychologique des employés et le maintien de la communication.

Nous sommes ici pour parler de cette dernière problématique. Dès que l’entreprise dispose de plusieurs sites, la communication devient plus vitale que jamais. Le siège a besoin de communiquer, entre autres, des nouvelles décisions de la direction et des directives communes. À leur tour, chaque site doit rendre compte et envoyer des rapports régulièrement. Ce sont les communications internes.

Parallèlement, la communication externe avec les clients, les fournisseurs et autres parties prenantes, s’avère aussi importante. Alors, en tant que gérant ou directeur, vous devez tenir compte d’une stratégie de communication efficace pour votre entreprise.

Pour la téléphonie d’entreprise, outil de communication indispensable, certains opérateurs et c’est le cas pour Telyo, proposent des solutions sur mesure pour les multisites. Oubliez la téléphonie traditionnelle ou PABX, elle est totalement dépassée par les évènements. Ses capacités et ses fonctionnalités ne sont plus adaptées aux besoins grandissants de l’entreprise.

La téléphonie actuelle est devenue plus souple et plus évolutive grâce à l’utilisation de l’internet. En effet, la téléphonie IP fonctionne sans considération géographique.

Que vos sites se trouvent sur plusieurs locations en France ou à l’international, il n’y a pas de grande différence. La téléphonie IP offre la possibilité d’unification et d’homogénéisation du réseau de toute l’entreprise à travers des services avancés.

 

Besoins standard téléphonique professionnel
Par exemple, vos trois sites se situent respectivement à Paris, à Lyon et à Marseille. Vous allez communiquer entre vous comme si vous étiez dans le même bureau puisque les appels intersites sont gratuits.

Il s’agit d’une solution économique et facile à mettre en œuvre. Il suffit d’une connexion internet qui relie le siège et vos différents sites et vous pouvez bénéficier des avantages de la téléphonie IP. Un petit aperçu de ces avantages :

  • une optimisation des coûts grâce à des communications illimitées et gratuites et une rationalisation des équipements ;
  • une meilleure productivité grâce à l’utilisation de matériels performants ;
  • une meilleure qualité de communication ;
  • un réseau interne 100 % sécurisé.

2. Qu’est-ce qu’un standard téléphonique externalisé

L’externalisation du standard téléphonique est la solution idéale pour les entreprises multisites. Attardons-nous sur les particularités et les avantages du Centrex.

Il s’agit d’un standard téléphonique hébergé chez le prestataire, concrètement, dans les bureaux de Telyo, utilisant la technologie IP (Internet Protocol). En d’autres termes, le standard ne se trouve pas physiquement au sein de votre entreprise. Dans vos locaux, il y a seulement des PC et des postes téléphoniques fixes ou mobiles.

En quelque sorte, il s’agit de louer les services et le matériel du prestataire moyennant un abonnement mensuel. L’IPBX externalisé nécessite donc une connexion à haut débit de type xDSL pour fonctionner.
Le Centrex présente de nombreux avantages que vous risquez de vous en priver avec la téléphonie internalisée :

  • Un faible coût initial : en achetant votre standard téléphonique, vous vous engagez dans un investissement important. Le coût du matériel (standard IPBX ou PABX) ajouté aux frais d’installation et de programmation constitue une somme conséquente à payer. De plus, chaque poste téléphonique ajouté entraîne un coût supplémentaire. Par contre, avec la téléphonie externalisée, le coût initial correspond seulement aux Frais d’Accès aux Services (FAS).

 

  • Des dépenses d’exploitation moindres : avec la téléphonie internalisée, vous devez payer régulièrement la redevance de maintenance et les coûts de communication. En optant pour l’IP Centrex, il vous suffit de payer l’abonnement mensuel. D’ailleurs, grâce à l’utilisation de la voIP, les tarifs de communication sont très intéressants surtout à l’international. Vos factures téléphoniques se trouveront réduites de 30 à 50 %. Pour encore mieux gérer vos coûts, vous pouvez choisir des forfaits adaptés aux besoins en communication de votre entreprise.

 

  • Plus de fonctionnalités : un standard téléphonique externalisé vous permet de bénéficier de services divers comme la gestion des appels entrants et sortants, le standard automatique, le pré décroché, la musique d’attente personnalisée, le suivi de vos lignes multisite en VPN, l’adressage en IP fixe ou DHCP ainsi que la supervision des communications et des utilisateurs. En tant qu’entreprise multisite, vous pouvez facilement effectuer des audioconférences multi participants.

 

  • Une installation simplifiée : finis les va-et-vient intempestifs des techniciens de télécommunication pour installer votre système de téléphonie. Avec le Centrex, il suffit d’un simple raccord de votre installation téléphonique au réseau du prestataire. La mise en réseau de standards téléphoniques multisites n’a jamais été aussi facile. Pour l’ajout de poste supplémentaire, on parle de « Plug and Play ». Vous n’avez pas besoin d’installateur, dès que l’appareil est branché, il est immédiatement fonctionnel.

 

  • Une gestion indépendante : votre administrateur interne peut gérer l’ensemble de votre réseau téléphonique via une interface web. Il peut alors effectuer un suivi à distance, superviser et même intercepter des communications.

 

  • Des services de qualité : votre prestataire s’occupe régulièrement de la maintenance technique à son niveau. Ce qui garantit un réseau téléphonique de qualité, fiable et sans interruption. En cas de panne, le problème est immédiatement pris en main par votre opérateur pour limiter les dégâts et rétablir la communication au plus vite.

 

  • Des solutions évolutives : la technologie IP vous ouvre un boulevard de possibilités grâce au couplage téléphonie/informatique. Vous pouvez par exemple penser au télétravail ou au Poste IP déporté et encore d’autres.

Pour bénéficier de ces avantages propres à la téléphonie externalisée, voici nos conseils. Si vous êtes déjà en IPBX, vous pouvez sans grande difficulté passer en Centrex. Il vous suffit de contacter un prestataire qui engagera toutes les démarches nécessaires.

Telyo vous aide à choisir votre standard téléphonique
Si vous êtes en PABX plusieurs solutions s’offrent à vous.

Premièrement, il est possible d’envisager l’ajout d’une passerelle VoIP à votre système analogique existant afin de conserver les anciens investissements.

Deuxièmement, vous pouvez migrer vers la téléphonie IP en remplaçant le standard PABX par un serveur d’appel et d’application et aussi les terminaux classiques par des téléphones VoIP.

Dans tous les cas, vous devez au préalable faire appel à nous ou un autre prestataire Centrex qui évaluera les solutions adaptées à votre entreprise.

3. Fonctionnement de la téléphonie multisite et avantages

Fonctionnement

Dans cette partie, nous allons nous concentrer essentiellement sur l’utilisation de la téléphonie IP sur du multisite. En étant sur plusieurs locations, le besoin d’unifier la communication de l’entreprise se fait sentir. La solution se trouve alors dans la téléphonie IP qui garantit productivité, économie, efficacité et confort d’utilisation pour les multisites.

En principe, tous les sites sont reliés entre eux et avec le siège grâce à la connexion internet. Doté chacun d’un serveur VoIP et/ou d’un IPBX, chaque site est autonome tout en étant lié aux autres. Dans le cas où la connectivité avec le siège est coupée, le réseau de communication sur les sites est toujours fonctionnel et ces derniers peuvent passer des appels en interne et en externe.

Cependant, il existe l’autre alternative qui consiste en l’hébergement de vos standards et vos serveurs chez un opérateur Télécom tel que Telyo. Ainsi, les seuls équipements présents sur les lieux sont des ordinateurs portables et des téléphones IP.

Il est possible par exemple de garder un seul numéro pour le standard d’appel pour des raisons pratiques. Des numéros de sélection directe à l’arrivée sont alors attribués à chaque poste pour la redirection des appels entrants. Des numéros courts peuvent être utilisés pour les appels en interne.

La connexion au réseau téléphonique de l’entreprise se fait à travers un le réseau internet de votre société. Il suffit de brancher le téléphone IP à la prise réseau.

Peu importe où le collaborateur se trouve, il peut grâce à ce système, passer ou recevoir un coup de fil professionnel.

Avantages

Détail des avantages de l’utilisation de la technologie IP pour les entreprises multisites.

  • L’amélioration de la communication : la téléphonie IP permet une communication plus fluide sur du multisite. Chaque collaborateur reste toujours joignable indépendamment de sa location grâce au renvoi d’appels. L’accueil téléphonique est également meilleur grâce aux différentes fonctionnalités disponibles.

 

  • Une économie budgétaire : soulignons que les appels intersites sont gratuits. Les tarifs d’appel international sont également très attractifs. Au sein de Telyo vous profitez de 93 destinations gratuites. Du coup, vous vous trouvez avec une facture de communication optimale à la fin du mois. Selon vos besoins, il est possible d’avoir une facture unique avec des détails pour chaque site ou une facture par site. Vous pouvez opter pour des frais forfaitaires d’abonnement pour avoir des frais fixes mensuels et mieux gérer votre budget. Les fonctionnalités indispensables pour une bonne communication multisite sont incluses dans un abonnement de base. De plus, l’ensemble des sites peut être géré à distance par une seule personne même sans connaissance technique particulière. Les frais d’équipements et d’entretiens sont considérablement réduits. On constate alors une baisse du budget de communication.

 

  • Des services avancés : Vous pouvez superviser à distance tous les téléphones de vos collaborateurs. Il est également possible d’effectuer des appels en audioconférence entre plusieurs sites. Par ailleurs, le couplage téléphonie/informatique permet le télétravail qui est une option intéressante pour assurer la productivité de vos collaborateurs.

 

  • Un système sécurisé : vos appels sont protégés contre toute intrusion extérieure, fraude et piratage grâce à un réseau sécurisé. Dans le cas où un matériel tombe en panne, une bascule automatique vers un matériel de secours est enclenchée afin d’assurer un taux de disponibilité proche de 100 %.

En conclusion, la téléphonie IP garantit productivité, économie et meilleure gestion de vos communications. Selon la taille de votre entreprise, le nombre de vos sites et vos exigences en matière de communication, nous proposons une solution adéquate.

Standard téléphonique professionnel multisite

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1 commentaire
  • lemeunier
    Juin 27,2017 à 11 h 31 min

    Bonjour,

    Pouvez-vous me joindre pour éventuellement mettre en place un standard téléphonique.

    Cordialement.

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