Depuis l’arrivée d’internet et du téléphone mobile, les agences immobilières ont changé leur manière de travailler.

Dans un contexte où tout va de plus en plus vite, vos prospects s’attendent à ce que vous soyez disponible en permanence.

Mais voilà, imaginons la situation suivante : Nous sommes Lundi et durant le week-end vous avez mis en vente un bien à un prix défiant toute concurrence. Votre agence ouvre à 8H et ça y est le téléphone sonne en continu. Vous répondez au premier appel ; un client qui veut avoir des informations sur un bien mis en vente il y a 2 mois. L’appel s’éternise et pendant ce temps, 17 prospects vous ont laissés des messages sur votre répondeur. Vous n’avez pas le temps de les écouter car votre rendez-vous de 9h est arrivé. Le téléphone sonne encore et bientôt le répondeur sera plein. A 10 heures, vous avez un rendez-vous en ville pour une visite et à votre retour, vous ne savez pas du tout combien d’appels vous avez raté.

On peut se dire que ce n’est pas bien grave, on écoutera les appels le soir. Mais soyons réalistes; entre le nombre grandissant de concurrents et la durée d’une transaction immobilière, vous ne pouvez pas vous permettre d’avoir un faible taux de retour auprès de vos prospects. L’immobilier étant avant tout un business basé sur la communication, il vous faut un système pour vous permettre de perdre moins de clients potentiels.

Nous allons donc vous présenter 5 astuces qui vous permettront de repenser votre business et améliorer votre relation client.

 

Astuce numéro 1 : Avoir un standard téléphonique accueillant

 

Aujourd’hui, lorsque vous recevez vos clients dans votre agence, vous avez sûrement un protocole d’accueil qui les met en confiance. Cette mise en confiance permet d’installer votre professionnalisme et indique au client que vous êtes une agence sérieuse, à l’écoute de son besoin. Est-ce que votre accueil téléphonique fait de même ? Ou bien est-ce que vos clients écoutent X sonneries puis tombent sur un répondeur classique énonçant vos horaires d’ouvertures ?

Le téléphone est le premier contact avec un potentiel client. Un message d’accueil agréable permet d’installer ce rapport de confiance indispensable à votre entreprise. Il vous permettra de vous démarquer de la concurrence. Ce message d’accueil est ce qu’on appelle un pré-décroché qui permet de faire patienter avec un message de présentation en attendant qu’un commercial réponde.  Telyo propose dans ses solutions un catalogue de pré-décrochés et de musiques d’attente qui vous permettront d’installer une ambiance accueillante au standard de votre entreprise. Contactez-nous pour en savoir plus.

 

Astuce numéro 2 : Gérez les appels depuis votre téléphone portable même quand vous êtes indisponible. 

 

Vous avez peut-être mentionné votre numéro de téléphone sur l’annonce pour être joignable lors de vos déplacements. Mais voilà, votre téléphone n’a pas de service d’accueil ce qui nous amène au point numéro 1. Ou alors vous souhaitez transmettre votre numéro de téléphone portable pour être joignable en visite ou bien en télétravail… Mais l’idée de partager votre numéro vous embête un peu.. Voici notre astuce numéro 2 :

Faites un transfert d’appel depuis votre ligne fixe vers votre téléphone portable pour ne manquer aucune communication. Et comme vu au point numéro 1, installez un système d’accueil pour que même sur votre portable, votre prospect soit accueilli de manière aussi agréable qu’à l’agence.

Grâces au solutions proposées par Telyo il est même possible d’appeler votre client depuis votre portable et faire en sorte que ce soit le téléphone fixe de votre agence qui s’affiche. Cette technologie appelée le SoftPhone vous permettra d’être professionnel sur toute la  ligne!

 

Astuce numéro 3 : Une connexion très haut débit pour une entreprise efficiente

 

C’est un Lundi comme les autres ; Vous êtes au téléphone avec un prospect pour un achat de maison, votre collègue gère un appel avec un client en location qui va bientôt quitter son appartement, votre responsable est en réunion téléphonique avec le siège de votre entreprise et un autre collègue est en train de charger des annonces contenant des photos HD. Ou bien si vous êtes un homme/femme orchestre vous êtes peut-être au téléphone avec un client, il vient de vous transmettre la référence de l’annonce et vous voilà à essayer de charger l’annonce le plus rapidement possible pour ne pas trop le faire attendre. Simplement le débit n’est pas assez rapide et votre interlocuteur s’impatiente de plus en plus…

 

Ce type de situation peut arriver une fois de temps en temps mais si cela devient récurrent c’est l’efficience de votre entreprise qui en souffre.

Telyo propose des connexion très haut débit (fibre optique) pour que vous puissiez télécharger de gros fichiers ou vidéos tout en passant des appels en simultané sans saturer votre connexion.

 

Astuce numéro 4 : Trier les appels téléphoniques pour une gestion personnalisée. 

 

Prendre un maximum d’appel est une bonne chose, mais pour être efficient il vous faut trier vos appels. Lorsque vous appelez l’URSSAF ou le service des impôts, les appels sont triés afin de répondre au mieux à votre besoin. Imaginez pouvoir enfin filtrer les demandes locatives, des demandes d’achat et demandes de vente. Vous améliorez ainsi votre productivité et vos collaborateurs sont prêt à répondre à la demande client de manière personnalisée.

Exemple : Madame Martin appelle. Elle arrive sur le pré décroché ; “ Pour un Achat tapez 1, pour une Vente tapez 2, pour une Location tapez 3”. Avec une organisation comme celle ci, vos clients sont directement envoyés vers le bon service. Vous pouvez ainsi personnaliser l’expérience client et ainsi traiter rapidement son dossier.

 

Astuce numéro 5 : Trier ses messages vocaux pour écouter les messages les plus importants en premier

 

Vous avez 15 messages non lus, mais c’est le 15ème qui est le plus important. Avez-vous la possibilité aujourd’hui d’écouter uniquement le 15ème message et traiter ce message immédiatement ou bien devez-vous absolument écouter les 14 premiers messages avant de passer au 15ème?

Pour éviter ce processus fastidieux, il vous faut un moyen pour pouvoir recevoir une alerte à chaque message ou un système de classement pour vos messages.

Telyo propose dans ses solutions de téléphonie la possibilité d’enregistrer les messages vocaux et de les recevoir par mail. Ce qui est un gain de temps considérable pour votre productivité.

Vous l’aurez compris une entreprise accueillante et organisée est le point de départ d’une entreprise concurrentielle. Les particuliers qui se dirigent vers des agences immobilières plutôt que vers des particuliers y vont parce qu’ils ont besoin d’être rassurés sur le sérieux de leur interlocuteur. Une transaction qui engage des milliers d’euros nécessite d’être prise au sérieux. Et rien de mieux qu’un système de téléphonie fiable, efficace et performant pour construire une relation de confiance durable avec votre prospect.

Entrez dans l’ère du très au débit avec la fibre optique et de la nouvelle téléphonie d’entreprise avec la voix sur ip. Contactez-nous dès maintenant.

 

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