5 raisons d’externaliser votre standard téléphonique

Pour vous mettre en phase avec l’évolution des nouvelles technologies de l’information et de la communication, il est grand temps de basculer à l’externalisation de la téléphonie. Si vous n’êtes pas encore tout à fait convaincu des avantages d’un Centrex pour votre entreprise, voici les bonnes raisons qui vous feront décider.

1. Pour des raisons de coûts

L’externalisation de votre standard téléphonique vous permet d’éviter un investissement conséquent pour l’achat. En effet, l’acquisition d’un standard téléphonique PABX ou IPBX vous coûte entre 1000 € et 3000 €.

On parle ici du matériel proprement dit, car il vous faudrait prévoir des déboursements supplémentaires pour les frais d’installation et de programmation. Ensuite, l’ajout d’un poste supplémentaire coûte entre 30 € et 100 €. Votre coût va alors monter avec le nombre de postes directs nécessaires à votre entreprise. En somme, l’acquisition d’un standard téléphonique nécessite un investissement important qui requiert souvent un financement externe (prêt, crédit-bail, location financière, etc.)

Par contre, en louant un Centrex, votre coût initial correspond notamment aux Frais d’Accès aux Services (FAS) qui comprennent la mise en place des liens de télécommunication et l’installation des équipements au sein de vos locaux. Ainsi, avec cet investissement réduit, vous évitez l’immobilisation d’une partie importante de votre trésorerie. Vous pourrez l’allouer à d’autres dépenses visiblement nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise.

Par ailleurs, l’achat d’un standard téléphonique implique également des dépenses d’exploitation notamment pour la redevance de maintenance et les coûts de communication. Un contrat annuel de maintenance par un prestataire externe vous coûte environ 10 à 12 % du coût d’installation global.

Quant aux factures de communication, ils dépendent des destinations de vos appels ainsi que de la grille tarifaire de votre opérateur téléphonique. Par contre, dans le cas d’une location de Centrex, les coûts de maintenance, de communication et de possession du matériel sont compris dans l’abonnement mensuel de 15 € à 50 € par téléphone. De plus, les formules d’abonnement peuvent être profitables si vous savez bien choisir les forfaits qui correspondent aux besoins de votre entreprise.

Sachez que, dans des cas, vous pouvez obtenir un tarif préférentiel si vous disposez d’un grand nombre de postes. Grâce à ces coûts mensuels fixes, répartis également le long de l’année, vous pouvez prévoir vos dépenses mensuelles et maîtriser votre budget. En outre, il n’y a pas de contrat à long terme avec la téléphonie Centrex. Selon le concept « pay as you grow », il est possible de modifier le nombre de vos lignes téléphoniques en fonction de la fluctuation d’activités de votre entreprise.

Pour ces raisons, l’externalisation d’un standard est une meilleure alternative à l’achat de standard téléphonique pour une TPE et PME en permettant une bonne gestion budgétaire.

2. Pour une installation rapide

L’installation d’un standard téléphonique physiquement dans vos locaux prend plus de temps et s’avère de loin plus compliquée que l’installation d’un standard virtuel. La technologie analogique ou le PABX nécessite une grande quantité de câblage.

Dans un premier temps, il faut raccorder le standard avec une ligne entrante de France Telecom ou tout autre opérateur. Dans un second temps, le technicien va tirer les câbles à partir du standard vers les autres postes téléphoniques. Ensuite, il effectue une programmation du système pour permettre l’acheminement et la redirection des appels sortants et entrants.

Pour un standard IPBX, l’installation est plus facile, car elle utilise le câblage informatique ou un double câblage hétérogène couplant l’informatique et la téléphonie. La programmation s’avère également plus rapide.

Voyons maintenant ce qui en est avec un standard téléphonique externalisé. Notons que le système Centrex utilise la technologie IP autrement dit le réseau internet. On parle également de téléphonie en cloud ou virtuelle.

En d’autres termes, le standard est hébergé sur un serveur distant, chez votre prestataire. Il est alors nécessaire que votre société dispose d’un accès ADSL ou SDSL. Au sein de vos locaux, il suffit au prestataire de raccorder votre installation téléphonique à son réseau.

Ensuite, dès que l’hébergeur reconnait votre adresse IP, vos lignes téléphoniques sont immédiatement fonctionnelles. De surcroît, les seuls câblages informatiques nécessaires sont pour les téléphones vu qu’il n’y a pas de standard. Autrement, vous pouvez opter pour des téléphones branchés sur PC ou soft phones dont les seuls matériels nécessaires sont des microphones et des casques.

Notez, par ailleurs, qu’un standard externalisé est nettement plus avantageux lors d’un déménagement. Les postes sont facilement transportables et rapidement réinstallés.

Dès que vous disposez d’un câblage informatique interne ainsi qu’un accès internet haut débit, le prestataire paramètre vos postes téléphoniques en un rien de temps. Ainsi, question installation, il n’y a pas plus rapide que la téléphonie IP externalisée.

3. Pour des tracas en moins : plus de maintenance

La maintenance téléphonique permet à votre entreprise de disposer de communication de bonne qualité et sans interruption. En effet, la vie de l’entreprise dépend entièrement de la communication téléphonique. Un incident pourrait notamment entraîner un retard dans le traitement de commandes, un arrêt des négociations, une interruption d’une importante réunion en conférences téléphoniques ou pire une perte de clientèle.

Ainsi, la maintenance est un aspect de la téléphonie à ne pas négliger.

Dans la téléphonie traditionnelle, la maintenance correspond à un contrat annuel relatif à la prise en charge par le prestataire, de la modification de la programmation, de la vérification du bon fonctionnement ainsi que de la réparation en cas de panne. Dans le cas d’un PABX, une intervention sur place est nécessaire à chaque fois, même pour la moindre modification (ajout ou retrait de ligne, modification de nom, changement de numéro, paramétrage de renvoi…) Ce qui n’est pas le cas avec l’IPBX, où la majorité de la maintenance peut se faire à distance grâce à internet.

Dans les deux cas, votre entreprise dépend totalement d’un prestataire spécialisé. En cas de dysfonctionnement, le dépannage pourrait prendre du temps. Il faudrait d’abord prendre un rendez-vous et vous conformer à la disponibilité du prestataire. Cependant, compte tenu de l’importance de la communication téléphonique dans votre activité, une longue interruption pourrait nuire à votre entreprise.

Avec la téléphonie Centrex, tout est simplifié. La maintenance technique, la mise à jour et la réparation sont effectuées par le fournisseur dans le cadre de la prestation pro Centrex. En ce qui concerne la maintenance de l’abonnement de votre standard téléphonique, c’est l’administrateur interne au niveau de l’entreprise qui s’en occupe.

Il s’agit d’une personne, ne disposant pas nécessairement de connaissances techniques en télécommunication, mais ayant suivi une formation spécialisée sur l’interface fournie par le prestataire. Ainsi, il bénéficie d’une totale autonomie quant à la gestion et l’administration de votre système Centrex.

Chaque utilisateur peut aussi modifier des fonctionnalités à travers l’interface selon les droits préalablement octroyés. Sachez que les modifications s’effectuent en quelques clics avec une réponse quasi immédiate. Vous pouvez alors adapter les paramètres de votre standard téléphonique selon les besoins en temps réel de votre entreprise.

Bref, avec la téléphonie externalisée, votre communication est pilotée en temps réel par un administrateur interne. Vous pouvez profiter d’un réseau de qualité à tout moment sans dépendre d’un prestataire externe de maintenance.

4. Pour profiter d’un service de qualité, habituellement réservé aux grands groupes

L’externalisation de la téléphonie offre aux TPE et PME la possibilité de bénéficier d’un modèle professionnel de télécommunication. En quelques mots, le Centrex est simple, évolutif, avec de nombreuses fonctionnalités et surtout moins onéreux.

Dorénavant avec un Centrex IP, votre entreprise bénéficie de certaines valeurs ajoutées qui ont été longtemps destinées aux grands comptes de standard téléphonique. Un panorama sur ces services :

• Le confort et l’ergonomie : la technologie IP a le grand avantage de coupler la téléphonie avec l’informatique. Grâce à ce système, plusieurs services additionnels facilitant l’expérience téléphonique sont disponibles. On peut citer entre autres l’annuaire en ligne, l’appel en un clic, la réception des messages vocaux par email, la conférence téléphonique, etc.
• L’optimisation de la productivité : Avec l’IPBX externalisé, vous pouvez sans doute réduire vos dépenses en communication. Premièrement, les conversations au sein du réseau de l’entreprise ne sont pas payantes. Deuxièmement, dans le cadre de forfaits illimités, les appels internationaux sont aux mêmes prix qu’un appel local interurbain. Par ailleurs, vous voulez sans doute vérifier au quotidien l’efficacité du service commercial à travers le chiffre d’affaires généré par rapport au nombre d’appels entrants. Eh bien, les statistiques sont accessibles en un clin d’œil.
• L’évolutivité des fonctionnalités : L’époque, où le standard téléphonique de l’entreprise s’apparente à un combiné avec des fonctionnalités figées, est révolue. Dorénavant, la téléphonie de l’entreprise est exactement comme votre smartphone. Des nouvelles applicatifs, visant à améliorer les services existants, sont constamment créées par les services Recherches et Développement des opérateurs. Celles-ci sont momentanément disponibles en ligne et vous pouvez les télécharger et les ajouter à votre système en fonction des besoins de votre entreprise.
• L’autonomie dans la gestion de la téléphonie : L’existence d’un administrateur interne représente un grand avantage pour l’entreprise. D’un point de vue technique, vous avez en main une véritable boite à outils afin de personnaliser votre système téléphonique. D’un point de vue financier et marketing, vous pouvez procéder à une modification en un temps record afin d’adapter vos outils aux besoins de l’entreprise. Sachez que l’ajout de nouvelles lignes téléphoniques ne prend que quelques secondes et il est possible d’utiliser un téléphone virtuel le temps d’obtenir un combiné.
• L’amélioration de la gestion des relations clients : grâce à l’outil professionnel qu’est le Centrex IP, vos collaborateurs sont plus réactifs et plus productifs. C’est surtout possible avec la solution Customer Relationship Manager (CRM), disponible en mode Saas/cloud. De plus, plusieurs dispositifs peuvent être mis en place afin d’éviter une interruption de vos services téléphoniques. C’est le cas par exemple de la dérivation automatique par ligne sur téléphone mobile en cas de coupure de la connexion internet ou encore le télétravail pour assurer l’accès à distance de certains collaborateurs.

5. Pour des raisons de sécurité

Avec un Centrex IP, vous garantissez la sécurité de votre standard téléphonique à deux niveaux : physique et virtuel. Non seulement votre central, hébergé chez l’opérateur IP, est correctement protégé, mais également vos communications sont dûment préservées contre les risques de piratages.

Parlons d’abord de la sécurité physique. Rassurez-vous, votre standard téléphonique est plus en sécurité qu’il ne le soit dans vos locaux parce que votre opérateur Centrex est un professionnel. En principe, tout opérateur dans ce domaine se munit d’un système de prévention permettant d’atténuer l’impact d’un incident. L’infrastructure est partagée entre plusieurs centres de données de manière équilibrée afin d’éviter que le service soit gravement affecté au cas où un centre tombe en panne.

Les sites sont éloignés les uns des autres (plus de 300 Km) pour plus de sécurité. De plus, les centres sont suffisamment équipés pour prévenir une intrusion, un incendie, une panne d’électricité ou d’autres incidents. Ils offrent également les conditions idéales de température, d’humidité et de propreté pour l’hébergement de serveur. En tant que professionnel, l’opérateur dispose obligatoirement de protocoles de sécurité pour assurer la qualité de services en toute circonstance.

Par contre, dans le cas d’une internalisation de la téléphonie, vous aurez à affecter une personne particulière sur la maintenance et le suivi de réseau. La sécurité devient alors tributaire des compétences de la personne.

Quant à la sécurité virtuelle, vous n’avez aucun souci à vous faire. Votre système téléphonique possède des dispositifs pour se prémunir contre la fraude téléphonique comme le détournement de ligne ou phreaking. Vos conversations sont dûment cryptées pour éviter les écoutes mal intentionnées. Il existe des règles de sécurité basique pour vous protéger contre les attaques malveillantes. Ce sont de bonnes pratiques intégrées dans les tâches régulières de l’administrateur interne de votre système téléphonique IP.

On peut citer notamment le changement régulier des mots de passe de messagerie vocale, la mise à jour du système, le suivi des communications et l’installation d’un firewall téléphonique. Ces paramétrages sont accessibles depuis l’interface de votre administrateur Centrex.

 

En somme, l’externalisation de votre standard téléphonique offre des avantages considérables pour votre entreprise. En cette ère où la communication constitue un enjeu important dans le développement de l’entreprise, le Centrex IP se présente comme une solution transversale, évolutive et moins coûteuse. Elle répond bien aux attentes et aux contraintes des PME et TPE.