Le choix d’un opérateur de téléphonie impacte grandement la vie quotidienne de l’entreprise. Le changement concerne le système de communication, mais également la finance, la gestion et finalement influence l’activité principale de l’entreprise.
Retrouvez dans cet article les bonnes questions et les critères pour bien choisir votre nouvel opérateur de téléphonie fixe pour les professionnels.
1. Se poser les bonnes questions
La bonne solution téléphonique pour votre entreprise est celle qui répond exactement aux besoins de votre activité. Les premières questions à se poser permettent donc de définir vos attentes en matière de téléphonie.
- La durée de l’engagement : avez-vous les possibilités de vous engager dans un contrat à long terme ? Un engagement de longue durée est-il nécessaire ? Où envisagez-vous de changer d’offres dans les mois qui suivent ? Ce sont autant de questions à clarifier. Actuellement, les forfaits professionnels sont relativement souples vu la concurrence dans le secteur. Ainsi, certains opérateurs telle que Telyo proposent des offres sans engagement ou des forfaits pros de 12 mois. Il existe également des contrats de 24 mois avec possibilité de résiliation après 12 mois.
- L’appel à l’international : votre activité implique-t-elle des communications régulières avec l’étranger ? Si c’est le cas, vous devez impérativement penser à un forfait pro incluant les appels internationaux. Un service roaming international est aussi intéressant si vos collaborateurs se déplacent fréquemment dans un autre pays. Telyo propose des communications gratuites vers 93 destinations !
- Le débit garanti : avez-vous besoin d’un débit de connexion internet constant ou non ? Dans le cas où les activités de votre entreprise dépendent entièrement d’une connexion internet, il vous est conseillé d’opter pour une offre xDSL à débits garantis. De cette façon, l’opérateur s’engage à vous fournir un débit constant en toute circonstance. Prenez rendez-vous avec un expert Telyo pour en discuter.
- Le standard téléphonique : pour assurer la continuité de l’utilisation de votre standard téléphonique, vous devez privilégier le forfait pro qui comprend les fonctionnalités d’un standard téléphonique comme la musique d’attente, l’accueil personnalisé, le renvoi vers mobile, le transfert d’appel, etc. Toutes les fonctionnalités Telyo ici !
Une fois votre cahier de charge établi, vous avez en main vos exigences primaires envers l’opérateur téléphonie. Cependant, les opérateurs existants proposent des offres de plus en plus avantageuses pour se démarquer. Parlons alors de ces critères supplémentaires qui vous aident à mieux choisir.
- L’illimité : l’utilisation de la VoIP permet dorénavant divers services illimités. Le principal avantage est qu’avec un abonnement forfaitaire, le prix reste le même indépendamment du nombre d’appels. Sachez aussi qu’en téléphonie IP, les appels internationaux ou encore les appels vers les téléphones portables peuvent être gratuits.
- La mise en place du service : bien évidemment, une interruption allongée de la communication au sein de votre entreprise n’est pas envisageable. Il convient alors de vous renseigner sur les délais de mise en service de la connexion et/ou de la communication téléphonique. Besoin d’une installation rapide ? Telyo répond à vos besoins. Appelez-nous au 01 84 79 5000.
- Les services accompagnant l’abonnement : l’opérateur doit proposer un service technique et d’assistance pour vous appuyer pendant la durée du contrat. Au minimum, il doit y avoir une hotline ou des conseillers clientèle joignables en permanence. En cas de panne, l’opérateur peut offrir une garantie d’intervention 7 j/7 et 24 h/24, par défaut ou en option.
- La qualité de la ligne : la qualité du réseau analogique ou VoIP varie légèrement d’un opérateur à l’autre. Vous devez surtout être vigilant pour le VoIP, car certaines lignes comportent des échos ou des grésillements pendant les appels tandis que d’autres sont d’excellentes qualités. Pensez à vous renseigner auprès des utilisateurs pour des réponses sures.
2. Les solutions du marché
Actuellement, nombreux sont les opérateurs qui offrent des prestations de téléphonie et d’internet professionnel. D’un côté, on a les opérateurs historiques dont Orange Pro, SFR Business Team, Bouygues Pro et Entreprise et Numericable. De l’autre côté, il y a les opérateurs alternatifs professionnels comme Telyo, OVH, Stella Telecom, Coriolis, Future Telecom et bien encore d’autres. Ils proposent des offres quasi similaires en matière de prix et de contenus.
Pour vous éclairer, nous allons nous attarder sur les solutions téléphoniques fixes offertes par le marché. On peut les classer en trois catégories : la téléphonie traditionnelle, la téléphonie VoIP et le Centrex IP.
- La téléphonie traditionnelle d’entreprise ou la RTC : d’abord, il y a la téléphonie analogique qui utilise le réseau téléphonique analogique et nécessite l’utilisation d’un standard PABX. Il y a également la téléphonie numérique qui fait appel au réseau Numéris et utilise l’interface TO ou T2. La T0 ou encore accès de base permet de passer 2 appels simultanés. Quant à la T2 ou accès primaire, elle permet de faire transiter 15 à 30 communications téléphoniques en même temps. Dans tous les cas, avec la téléphonie traditionnelle, l’entreprise dispose de trois prestataires relatifs à la téléphonie : le constructeur du matériel, l’installateur et/ou revendeur et l’opérateur téléphonique. Pour le côté financier, vous devez initialement dépenser pour l’achat du standard et des postes téléphoniques ainsi que l’installation et la programmation. Ensuite, pendant la durée de l’utilisation du matériel, vous êtes tenu de souscrire un contrat de maintenance annuel pour assurer la qualité de vos communications. Il y a également les coûts de communication qui peuvent être calculés en fonction du nombre et de la durée des appels ou forfaitaires.
- La téléphonie IP : elle utilise le réseau internet à travers la technologie Voice over Internet Protocol (VoIP) et nécessite un IPBX. Une connexion xDSL (ADSL ou SDSL) est alors nécessaire. Une autre solution consiste à l’utilisation d’un Trunk SIP qui correspond à un couplage entre le réseau téléphonique et internet. Concernant le coût, vous aurez un investissement de départ assez conséquent, mais un coût d’exploitation moindre par rapport au PABX. Vos interlocuteurs sont notamment l’opérateur de téléphonie IP ou l’opérateur d’accès internet et le revendeur du matériel. Les principaux avantages de la téléphonie IP sont des coûts de communication considérablement réduits et des appels illimités.
- Le Centrex IP : cette troisième solution est aussi appelée la téléphonie moderne d’entreprise. Elle fait appel au réseau internet via la technologie IP. Le serveur est hébergé chez l’opérateur, mais l’administration se fait au niveau de l’entreprise à l’aide d’une interface web. En fait, il s’agit d’une solution locative aux conditions très avantageuses pour l’entreprise, car elle est simple et évolutive. Votre unique interlocuteur reste l’opérateur Centrex. L’entreprise est affranchie du frais de maintenance et du coût de communication qui sont regroupés dans un abonnement mensuel nettement inférieur. L’investissement de départ est quasi nul. L’installation est rapide et simple. De plus, vous pouvez bénéficier de nombreuses fonctionnalités à un prix abordable comme les conférences calls, les annuaires en ligne, les enregistrements d’appels et encore d’autres. C’est ce que nous proposons chez Telyo.
Il fut un temps où certains opérateurs historiques étaient réticents face au Centrex, mais cette époque est révolue. Grâce à l’évolution de la technologie, la plupart des opérateurs téléphoniques proposent ces trois solutions. Il vous convient alors de bien vous renseigner et demander des devis pour appuyer votre choix.
3. Comment choisir ?
À ce stade, vous aurez défini les besoins de votre entreprise en matière de téléphonie et présélectionné quelques opérateurs qui pourraient répondre à vos attentes. L’étape suivante consiste donc à passer au choix proprement dit. Voici quelques points pour vous guider dans la sélection du meilleur fournisseur de service de téléphonie pour votre entreprise.
- Consultez vos collaborateurs : ne vous limitez pas à vos seuls jugements ou sur la recommandation d’une personne de confiance. Faites participer vos collaborateurs à ce processus de prise de décision. De toute façon, ils vont être les utilisateurs du système que vous envisagez d’installer.
- Informez-vous sur les avis des analystes : afin de vous assurer de la fiabilité d’un opérateur, les avis émanant de sources tierces objectives sont primordiaux. Il existe sur le web des sites qui évaluent les offres et prestations de différents opérateurs téléphoniques analogiques, numériques, IP ou Centrex. Rendez-vous sur ces sites de confiance qui fournissent des analyses pertinentes montrant les points forts et les points faibles des concurrents du secteur. Toutefois, faites attention aux « Pay to play » ou les entreprises qui proposent des classements moyennant le versement d’une somme mensuelle définie.
- Consultez les évaluations des offres : élargissez votre recherche en parcourant les évaluations des clients. Les avis des professionnels vous permettent d’ajouter vos listes d’avantages et d’inconvénients. C’est également un moyen pour découvrir des nouvelles fonctionnalités ou restrictions d’utilisation du service. En d’autres termes, il s’agit d’élargir votre horizon afin de mieux juger les opérateurs.
- Renseignez-vous sur l’historique de l’opérateur : privilégiez les entreprises dynamiques. Le marché change vite et les entreprises doivent s’adapter. Une société qui réussit dans le secteur de la télécommunication est en fait celle qui sait allier innovation et stabilité.
- Assurez-vous de la compatibilité : dans le cas d’une téléphonie VoIP, vérifiez si le système du fournisseur s’intègre à vos systèmes CRM, CMS ou autres. Autrement, votre collaboration ne mène à rien. L’usage est de demander des références sur l’intégration du système de l’opérateur avec les matériels, les logiciels et les applications d’une entreprise avec laquelle il a travaillé auparavant. Par ailleurs, si vous envisagez de migrer vers la téléphonie IP, assurez-vous au préalable de l’éligibilité du lieu d’implantation de votre entreprise au déploiement d’internet haut débit (ADSL, SDSL).
- Tenez compte du prix : le coût constitue un facteur important dans la prise de décision. Un abonnement téléphonique induit des dépenses récurrentes et non ponctuelles. Analysez le rapport qualité/prix, autrement dit, la relation entre le prix et les services offerts (fonctionnalités du standard, appels internationaux, forfaits spéciaux pour certaines destinations, possibilité d’avoir plusieurs lignes…). Méfiez-vous des offres qui proposent un minimum de services et qui mettent en option les fonctionnalités dont vous avez besoin. N’hésitez pas à demander des devis personnalisés pour comparer les offres des différents opérateurs.
- Demandez une démonstration : rien ne vaut une bonne démonstration pour apprécier concrètement un produit. Vous pouvez demander une démonstration vidéo ou pourquoi pas une simulation auprès de votre représentant de compte.
En résumé, les opérateurs proposent des offres assez similaires à la base. Vous trouverez des offres spécifiques telle que celle que nous proposons chez Telyo permettant de faciliter la gestion de votre téléphonie multisite. Le processus de choix du fournisseur de téléphonie commence par un audit des besoins de votre entreprise. Ensuite, il convient d’établir une liste réduite d’opérateurs qui offrent les services correspondant à vos attentes. L’étape ultime consiste à mener des études plus approfondies sur ces opérateurs afin d’en choisir le meilleur.
